最近やってる情報共有とかタスク管理の話

会社でのタスク管理はTrelloで、連絡や相談なんかはSkypeか席まで行って相談って感じのスタイル。

現状どんな感じか

Trelloは主に案件に関する情報を集約する場所として使ってる。

案件の発生時に、

案件の概要
スケジュール
分かれば目的
備考

なんかを書き出している。
あと、修正が発生したときに修正点をチェックリストにまとめて、やった/やってないを分かりやすくしてる。

全体のタスクと内容をまとめることで、とりあえず迷ったらTrello見に行けば分かる環境を作ってるわけです。
実際ちょくちょく確認することで、あれってどうなってますかから案件が燃えるのを防いだこともしばしば。

気になってることと一部改善してること

1.使わない人多すぎ問題

案件によってTrelloを使ってたり使ってなかったりするのがちょっと気になる。そもそも使ってない人の方が多くて多分8割。

自分が関わらない案件は正直どっちでもいいやって感じがするんだけど、たまにそれでトラブってるのを見かけるとあーあって気分になる。
部署内でちゃんと使ってる人が1人だけ居て、その人も多分同じ境遇を経験したんだろうなって感じ。その人とはちょくちょくタスク管理の話をしてる。この人とタスク管理関連でミスったことは一度もない。
ここに関しては今後もこんな感じで続けていきたいな。

ただ、問題は同じチームであんまり使ってくれない人。(今は説得の末徐々に使ってくれるようになってる)
デザイナー件ディレクターみたいなことをしてる人なんだけど、忙しいのと情報共有があんまり得意じゃないのか、自分の中で消化して走って、自分のフェーズが終わったところで投げてくる。
するとポロポロ必要なものが抜けてて作業進められなくて実装のスケジュールがまずくなるという最悪な状態が度々あった。
その辺確認しない僕も悪いので強くは言えないんだけど。

つらい状況が何度か続いたので、説得しつつとりあえず自分で動いて積極的にカードを作っている。
結果向こうも少しずつノッてきてるのか、案件として進展があった時にたまに情報書き込んでくれたり、漏れてる情報を追加してくれるようになってきた。あと、そういった追加の時に追加したのでーっていうお知らせをくれるようになったのは嬉しい。もしSlackで連携してたらそこも自動なんだけどこういうやってくれる嬉しさはそこまで感じないのかも。

2.カードの追加がマニュアル

クライアントからの情報なんかはメールで来るんだけど、それをTrelloに書き込むってことをやってる。
するとヒューマンエラーで書き損ねてたり、情報が漏れてたり、書いてはいるけど曲解してるなんて事が起こりかねない。
なので、できればこの辺を自動化できたら嬉しい。
ただ、依頼メールって別にフォーマットが有るわけじゃないからどんなワードでプログラムを引っ掛けるかって難しいし。仮に出来たとしても型にハマらない形式でメールが来た場合に自動で追加できないから過信もできない。

人によってやり方はそれぞれだろうし強くは推さないけど、それによって確認漏れて爆発とかそろそろやめよう？